コラボレーションソリューション

2021年4月25日

新型コロナウィルスによるパンデミックは、ソーシャルディスタンスの徹底から、多くの企業においてオフィスでの業務が在宅勤務へ変更となるなど、私たちの日常業務をデジタル・ワークプレイスへと急速に移行させた。
業務の遂行にあたってはチーム内のコミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト/タスク管理等が必要不可欠だが、デジタル・ワークプレイスにおいてはビデオ会議システムのみならず、Microsoft TeamsやGoogle Meet等のこれらを統合的にサポートするコラボレーションソフトウェアが重要な役割を果たしている。
Gartnerによると、企業内におけるコラボレーションソフトウェアの世界における市場規模は、2018年推定27億ドルであったのに対し、2023年までに48億ドルまで拡大すると予測されている。
さらに、業務プロセスの効率化や生産性アップを目指し、組織内外の個人とチームを対象としたコンテンツ活用とコラボレーションを可能にするさまざまな製品やサービスをカバーする、コンテンツコラボレーションプラットフォームの利用が進んでいる。
コンテンツコラボレーションプラットフォームは、下記のように多様な機能を有し、パブリッククラウド、ハイブリッドクラウド、プライベートクラウド、オンプレミスなど柔軟な導入モデルを提供する。

・コンテンツ管理システムの一種であるコンテンツリポジトリへのモバイルアクセス
・デバイスとデータベース間のファイル同期
・組織内外の人やアプリケーションとのファイル共有
・専用フォルダーを使用したチームコラボレーション
・ファイル/フォルダー/サブフォルダーへのアクセス/同期/共有/検索
・生産性を向上させるためのファイル作成/編集/注釈/メモ等の作成
・共同コンテンツのオーサリング/変更追跡/バージョン管理等を備えたチームまたはプロジェクト用のワークスペース
・プロセスの自動化やワークフロー
・ファイルアクセス制御/ 保持/ガバナンスなど
・可視化されたパフォーマンスレポートやダッシュボード

また一部の機能ではあるが、大企業でも徐々に採用されているDocuSignやAdobe Signのような電子署名のワークフローシステムは、日本従来の捺印プロセスにある申請、承認、決済、保管といった一連の流れをデジタル化し、今後一気に採用が加速するものと思われる。

代表的なコンテンツコラボレーションプラットフォームとして、MicrosoftやGoogleの他に、Dropbox、Box、Citrixなどがあり、すでに利用している方も多いと思うが、自社にとって最も適切で有効な製品を選択するには、まず社内コミュニケーションやコラボレーションに潜む課題を抽出することが重要であると言える。